В условията на Индустрия 4.0, организацията на административната дейност трябва да има по-високо ниво на ефективност, включително в условията на дистанционна работа и с насочване на човешкото общуване вътре в административните екипи към креативност и споделена поддръжка и използване на знания. Самото сътрудничество в екипите ще придобие „хибридна“ форма, когато в него се включат роботизирани участници със smart възможности.
Системата Smart DOCMAN е UPI-базирана усъвършенствана версия на системата DOCMAN©АИС. Тя осигурява пълноценна среда за постигане на необходимата за Индустрия 4.0 организация на административната дейност, решавайки базисни проблеми чрез осигуряване на:
- Единна среда за работа на администрацията с информация в електронна форма
По същество Smart DOCMAN предоставя функционалните възможности на DOCMAN©2.5, разширени с нови, които допълнително улесняват административната дейност. Дистанционната (защитена) работа със Smart DOCMAN се реализира само с наличие на интернет връзка, без критични изисквания към нейните параметри.
- Ефективна поддръжка на процедурна организация на административната дейност
Именно процедурната поддръжка в Smart DOCMAN осигурява преход към ново качество на организация на административната дейност. Моделът на тази поддръжка е успешно изпробван при многогодишната експлоатация на системата DOCMAN©АИС и неговите основни компоненти са:
- Всяка административна дейност е представена в унифицирана форма като процедура, съставена от последователно изпълнявани етапи
За всеки етап е посочен изпълнител, а за всяка процедура е посочен отговорен за контрола на нейното изпълнение. Етапите и процедурите като цяло имат текстово описание, с което се документира изцяло процедурно представена административна дейност. Етапите, които се изпълняват автоматично имат в описанието си и програмен код, който извършва това.
- При стартиране (чрез документно оформени данни) на изпълнението на процедура, за всеки неин етап се генерира автоматично задача за изпълнението му.
- Документът, с който се стартира процедура и всички други документи създавани и/или участващи в изпълнението на процедура се поддържат в структура (преписка, досие и т.н.) с произволна организация. Поддръжката е специфична и съчетава удобството при работа със средства за сигурно съхранение на документите.
- Генерираните задачи за изпълнение на етапи от процедура и документите, които съпътстват изпълнението формират статуса на неговата обработка, което е и статусът на изпълнение на съответната процедура
- Постигане на високо ниво на автоматизация на административната дейност
Наличието на формализирано описание на процедурната поддръжка създава богати възможности за автоматизация на ръчно изпълнявани действия. Това касае както действия по организация на административната дейност, така и действия при обработка на съдържанието на документно представени данни и на всички други данни, поддържани със Smart DOCMAN.
Възможностите за автоматизация допълнително се увеличават от специфичната Semantic Network Based Architecture на UPI-платформата, върху която е построен Smart DOCMAN и те надхвърлят функционалната рамка на подхода Robotic Process Automation- RPA.
- Естествена интеграция на процедурната поддръжка с ad hoc поставяне на задачи
Не всички дейности в администрацията са предварително известни, за да може предварително да се създаде за тях процедурно описание. А за някои дейности това не е ефективно и би затруднило работата. Smart DOCMAN дава възможност за такива дейности ad hoc да се дефинират лесно задачи към съответните изпълнители, които са аналогични на задачите генерирани автоматично при изпълнение на процедури. При хартиените документи този процес се нарича „резолиране“ и се изпълнява значително по-трудно и по-непълноценно от реализацията му със средствата на Smart DOCMAN.
Така участниците в административния процес получават автоматично насочван към всеки от тях поток от задачи, независимо от начина на тяхното създаване и от начина на работата на всеки участник- присъствен или дистанционен.
- Постигане на пълна проследимост на дейността на администрацията
Всяка поставена задача съдържа автоматично регистрирани данни, представящи авторство и време на извършване на всички действия по тяхното създаване и изпълнение. Такива данни се поддържат и за всяко друго действие с всеки друг вид информационни обекти в Smart DOCMAN.
Проследимостта е развита до по-високо ниво, даващо възможност за регистрация на извършени дейности в състава на техните изпълнители, ръководителите на извършване на дейностите, причини пораждащи дейностите и т.н. На това ниво са осигурени средства за анализ на извършени дейности отчитащ не само техни формални характеристики, но и характеристики, представящи спецификата на дейностите, извършени от хора, спецификата на контекста в който са извършени и т.н.
Така се създават условия за изчерпателна, ясна и точна оценка на извършеното от изпълнители и ръководители на административната дейност.
- Smart контрол на дейността със средствата на Smart DOCMAN
Процедурната поддръжка осигурява не само богат набор от данни за всички възможни форми на контрол на дейността, но и процедурна организация на самия контрол, с което се постига „контрол на извършването на контрола“. Просто отговорниците за контрола на изпълнението на видовете процедури изпълняват съответната процедура по техния контрол. В зависимост от нивата на управление в дадена администрация, над това ниво може да има също процедурно организирани съответните нива на обобщаване на данните от проведен контрол и евентуални препоръки за подобряване на дейността.
Реакция от типа „ескалация“ на извънредни казуси при изпълнение на процедурно организирани дейности ще има също процедурно представяне и ще подлежи на общия контрол на дейността.
- Лесна интеграция на външни системи със Smart DOCMAN
Smart DOCMAN е „отворен“ за интеграция с произволни външни системи, чрез създаване на специфични „инфраструктурни обекти“. Освен това, той има вграден интерфейс за интеграция със следните външни системи:
- Outlook
- Системната файлова поддръжка
- Разпространените редактори на файлово съдържание
Освен това, UPI-основата върху която е създаден Smart DOCMAN осигурява необходимата инфраструктура за интеграция на модули с елементи на AI, или използване на такива външни услуги.
- Управление на процедурните описания
Процедурните описания съответстват на статична организация на административната дейност. В практиката тя непрекъснато се променя- например изпълнители на етапи по процедури може да отсъстват по различни причини. В случай на отпуск, самата заповед за отпуск може да предизвиква пренасочване на изпълнението на дейности от отсъстващия към заместващия го изпълнител, както е посочено в заповедта.
Самите процедурни описания в UPI-средата са обекти, подлежащи на управление както всички други обекти- документи, данни за хора и фирми и т.н. Това позволява в съответствие с промяна на условията на извършване на административната дейност, или с появата на нови да се извърши включително и автоматично промяна на части от, или цялостна промяна на процедурни описания, а с това и работата на администрацията.
- Персонално конфигуриране на „мениджърски ориентиран интерфейс“
Smart DOCMAN дава на мениджърите възможност за конфигуриране на персонален потребителски интерфейс, осигуряващ пряк оперативен достъп до често използвани данни и функции по тяхната обработка. Това освобождава мениджърите от необходимостта да се обучават за работа със Smart DOCMAN и тя се изглежда за тях като приложение от мобилния им телефон.
- Smart DOCMAN и GDPR
Спазването на GDPR-изискванията в повечето случаи е трудно, но в някои случаи на одит се оказва още по-трудно да се докаже, че се спазват. Основен инструмент за решаване на проблемите и в двата казуса е създаването и прилагането на така наречената „матрица на достъпа“ до данни, включително и до GDPR-чувствителни данни. Практиката показва, че този инструмент много трудно се прилага над 50-60 потребители на система, поддържаща 20-30 вида такива данни.
Със средствата на Smart DOCMAN се описват работните процеси по начин, превеждащ изцяло в унифицирана форма съответен регламент за работа с (включително GDPR-чувствителни) данни. Интерпретацията на така представени работни процеси решава и проблема с осигуряване на достъпа до обработваните в техния състав данни. Тук се прилага принципа, че обработващите не търсят съответни данни, при което търсенето трябва да се контролира (ограничава и т.н.), а получават точно и само данните, които на съответен етап от работен процес (тоест съгласно съответни правила) трябва да обработят.
В държавната администрация правилата, които регламентират работните процеси се създават в изходна форма като текстове на законови и подзаконови актове и след това те се трансформират в унифицирана форма на работни процеси със средствата на Smart DOCMAN. Така контролът за GDPR-съответствие се свежда до проверка за съответствие между законовото и унифицираното представяне на работните процеси и надлежното осигуряване на достъп до данните, което със Smart DOCMAN е гарантирано.
В неправителствения/частния сектор правилата за работа с данни може да се създават директно в унифицирана форма в Smart DOCMAN, с което отпада създаването на ненужен текстови вариант. Така използването на Smart DOCMAN значително улеснява въвеждането на оптимална организация на работа, включително с цялостно прилагане на GDPR-изискванията.
- Smart DOCMAN и digital twin
Идеята за създаване и използване на digital twin в управлението все още е изключение, а не постоянно присъстващ ресурс в мениджърската практика. Причина за това е фактът, че digital twin в качеството му на ИКТ-ресурс обикновено е доста сложен модел, който трудно се създава със стандартните средства за програмиране. Но в UPI-средата на Smart DOCMAN това е значително по-лесно и естествено по-евтино, защото в нея се поддържат по равностоен начин както обработваните данни, така и техните модели.
- No code/Low code средства
No code/Low code means
Заложените в Smart DOCMAN средства за описание на работни процеси позволяват лесно създаване на нови такива. Описанията се интерпретират директно и така се управлява хода на изпълнение на работните процеси, без да е необходимо към описанията да се създава програмен код.
Самото описание на работен процес се асемблира от описания на етапи. Това позволява едно и също описание на етап да се използва многократно в описанията на много работни процеси, с което добавената стойност на No code средствата се увеличава многократно.
Ако даден етап от процес може да се изпълни автоматично, за това се добавя минимално количество програмен код, който касае същността на информационната обработка. Този програмен код лесно се интергира в механизма за интерпретация на описания на работните процеси, което икономисва създаване на програмен код за стартиране на тази обработка, за поддръжка на нейния интерфейс и т.н.
- Transborder Smart DOCMAN
В конструкцията на Smart DOCMAN сполучливо за използвани две важни характеристики на UPI-средата. Това са възможността за поддръжка на моменти от време с включване на времевата зона и многоезиковата поддръжка на текстови описания. Това осигурява лесно използване на Smart DOCMAN едновременно от компании, чиято администрация работи на няколко езика и е разположена в няколко държави, намиращи се в различни времеви зони.