Menu
DOCMAN® The Unstructured Data Management System

Най-доброто средство за управление на документи, контрол и цялостна организация на административната дейност

DOCMAN©

Нашите продукти
DOCMAN©

Интегрирана платформа за технологично и софтуерно проектиране и изграждане на сложни системи с обработка на неструктурирани данни

 


1. Общо представяне
Системата DOCMAN© измина дълъг път на развитие от своето създаване през 1995г., до последната си версия- DOCMAN©2.5. Още в началото DOCMAN© беше замислен и реализиран като многоцелева система за обработка на неструктурирани данни.

В DOCMAN©2.5 си дават среща всички модерни технологии- не само класическата клиент/сървър, но също така Web-технологиите и мрежово свързани ресурси, формиращи еднородна среда със Service Oriented Architecture.

В основата на «DOCMAN©– идеята» е заложена уникална, граф-базирана вътрешна архитектура на данните. Версията DOCMAN©2.5 практически отъждествява тази идея с RDF-философията и бележи пореден успешен етап от един закономерно извървян път на развитие.

В началото на този път стои намерението за задоволяване на конкретни практически потребности- изграждане на пълноценни административни системи с цялостна обработка на съдържание в електронна форма.

Настоящият етап- DOCMAN©2.5, отразява пораснали възможности за създаване на сложни модели, съдържащи данни и схеми от данни с произволна конструкция. Това обяснява, защо с DOCMAN©2.5 лесно беше създадена пълноценна Административна информационна система, изцяло съответстваща на изискванията на Закона за електронното управление.

В момента екипът на USW Ltd е обърнал поглед не просто към следващата версия- DOCMAN©3.0, а към интересната област на Semantic networks.

2. Обекти и разновидности на обекти, поддържани с DOCMAN©2.5

2.1. Базови DOCMAN©– обекти

Подборът на видовете базови DOCMAN©– обекти беше направен много внимателно, като се изхождаше от чисто практически съображения- прякото приложение на системата за автоматизация на административната дейност. Този подбор е проверен в многобройни внедрявания от 1996г. до сега и е доказал своята оптималност.

Базовите DOCMAN©– обекти са:

а.      Потребител

б.      Документ

в.      Физическо лице

г.       ЮЛ/Организация

д.      Събитие/задача

е.      Ключова дума

За всеки от изброените видове базови обекти е осигурен обект от вида „Каталог”, с който се осигурява:

–          достъп до набор от обекти, „съдържащи” се в каталог

–          регистрация на автора и времето на включване на обект в съдържанието на каталог

–          характеристика за обект- „Обектът е включен в съдържанието на каталог <име на каталога>”

–          вътрешна номерация на поредност на включване в каталог и други

Обектът „Каталог” осигурява характерната за релационните бази данни функционалност за селекция на обекти, които имат обща характеристика за принадлежност към даден обект от вида „каталог”. Но DOCMAN©2.5– поддръжката на тази функционалност е далеч по-богата и удобна за работа.

2.2. Състав на постоянните данни в базовите DOCMAN©– обекти

Съставът на данните осигурява решаването на характерните за административната дейност проблеми:

–          идентификация на обект по име и разширено описание

–          допълнителна идентификация по уникален идентификатор- за ФЛ и ЮЛ

–          данни за комуникация чрез конвенционалната поща или с електронни средства, включително телефон и факс

–          поддържане на персонални и специфични данни за ФЛ и ЮЛ

–          поддържане на данни, които привързват обекти към моменти или интервали от време и т.н.

2.3. Описания в състава на базовите DOCMAN©– обекти, реализирани чрез връзки към други обекти

Изграждането на такива описания се базира на вградени базови видове връзки между обектите. Например връзка от вида „Автор” дава възможност, при изграждането й от документ към ФЛ, да се посочи, че въпросното ФЛ е автор на документа.

По подобен начин се изграждат описания за елементите на адрес (Населено място, Община, Държава), за месторабота на ФЛ и „представляващ” за ЮЛ и много други.

Най-често използвания вид връзка е от вида „класификация”. Чрез нея се формира съдържанието на каталог, като с такъв вид връзки е свързан обект от вида „каталог” с обектите, които са включени в неговото съдържание.

За всеки вид обект е осигурена възможността за изграждане на неограничен брой връзки към други видове обекти, с оглед отразяване на произволни характеристики и отношения между обектите. Липсата на ограничения в това отношение се илюстрира с възможността да са изгради връзка на обект към самия него. За каталозите, това може да се илюстрира с възможността даден каталог да бъде включен в собственото си съдържание.

Освен тези връзки, за всеки обект е осигурена и допълнителната възможност за изграждане на неограничен брой връзки към обекти от вида „Ключова дума”. Така за всеки обект може да се отразят неограничен брой негови характеристики, представени като прости понятия чрез ключови думи.

Връзките в DOCMAN©2.0 осигуряват въвеждане в тях на допълнителни текстови описания, тоест с тях те могат да бъдат „технологизирани”.

2.4. Разновидности на базовите DOCMAN©– обекти, въведени с версия DOCMAN©2.5

Съставът на базовите DOCMAN©– обекти наистина позволява да се обхване изцяло административната дейност и това е доказано в десетки внедрявания на DOCMAN©2.0. Самите базови обекти могат да бъдат пре-дефинирани като нови видове обекти, като за целта към техните описания се добави описател за новия вид на обекта. Този похват е широко използван в повечето от внедряванията на DOCMAN©2.0.

Похватът обаче има един съществен недостатък- липсва описание на дефинираната разновидност на обект, тоест на получения по този начин нов вид обект. Това създава известни трудности при поддръжка на така създаваните разновидности на обекти.

Ето защо в DOCMAN©2.5 е осигурена поддръжка на мета-описания на разновидности на базовите DOCMAN©– обекти. Тези мета-описания могат да съдържат както текстова информация, така и цитиране на информация от други обекти, формализирани описания обработвани със съответен програмен код, а така също и изпълним код, включително и на стандартно програмно приложение.

Мета-описанията не са ограничени и свободно богат да бъдат доразвивани като набори от сложно свързани по между си обекти. Това позволява да се конструират произволно сложни разновидности, тоест нови видове обекти и да се осигурява за тях възможно най-специфичната поддръжка.

3. Поддръжка на обекти и разновидности на обекти в DOCMAN©2.5

3.1. Общо за поддръжката на обекти и разновидности на обекти в DOCMAN©2.5

Концепцията за „разновидност на базов DOCMAN©– обект” се основава на презумпцията, че и базовите обекти и техни разновидности се поддържат по аналогичен начин в качеството им на информационни обекти.

Това позволи на потребителите на DOCMAN©2.0 много лесно да направят прехода към DOCMAN©2.5.

3.2. Стандартни средства за поддръжка на обекти

С интуитивен интерфейс е осигурен достъп до всички необходими средства за поддръжка на обекти- създаване, изтриване и редактиране на съдържанието на данни в състава им.

С подходящ интерфейс е осигурено не само лесно създаване на свързаност между обектите, но и изграждане по този начин на сложни схеми от данни, ако технологията на работа изисква това.

3.3. Навигация в DOCMAN©2.5

Благодарение на уникалната вътрешна архитектура на данните, в DOCMAN©2.5 е осигурен много по-гъвкав достъп до тях, в сравнение с класическите релационни бази данни. Характерното за тях досадно търсене (правене на селекции по набор от критерии) е заменено с навигация в своеобразно „информационно пространство”, организирано по стандартен, или специфичен начин за всеки потребител на DOCMAN©2.5– система. Това прави директно приложими навиците от Интернет browse-нето, но в условията на по-богата функционалност.

В DOCMAN©2.5 е въведено понятието „маршрут на навигация”. Зад това понятие се крие набор от изключително удобни функции- създаване/изтриване/модифициране на маршрути, движение до вътрешна точка от маршрут, поддържане на списък с маршрути с възможност за избор от него, алтернативен избор между последните два маршрута и други. Например излизането от DOCMAN©2.5 в края на работното време се запомня като място на работа в „информационно пространство” на потребителя. При последващо влизане, потребителят се позиционира на същото място, от което последно е напуснал системата.

3.4. Класификация на обекти в DOCMAN©2.5

Работата на механизма за класификация на обекти в DOCMAN©2.5 се базира на специфичната вътрешна архитектура на данните. Фактът на класификация на обект в каталог се отразява с наличие на (класификационен вид) връзка от обекта «каталог» към класифицирания обект.

Естествено няма ограничение за наличие на такива връзки, което позволява многократна класификация на един и същи обект в неоганичен брой каталози, включително и в един и същи каталог. Последното само привидно е лишено от технологичен смисъл, защото практиката показва, че в много случаи тази възможност се явява едно много елегантно средство за решаване на специфични казуси.

3.5. Копиране/мултиплициране/преместване на обекти в DOCMAN©2.5

Казаното до тук малко или повече представя една важна за DOCMAN©2.5 концепция- концепцията за достъп до обект или набор от обекти, съдържащ се в каталог. Достъпът се отъждествява с наличието на връзка към обекта, или към каталогът, който съдържа набора от обекти.

Във връзка с това, функцията „копиране на обект от един каталог в друг” придобива нов смисъл. В DOCMAN©2.5 се копират не обекти, а връзки/достъп до тях. Тоест, да се „изкопира” обект от един каталог в друг означава не създаване на копие на обекта, а осигуряване на достъп до обекта в друг каталог. Същото може да се представи и като осигуряване на нов маршрут на достъп до обект в информационното пространство на системата- например за друг(и) потребител.

Това качество е уникално за системата DOCMAN© и е най-характерната й особеност на всичките етапи от нейното развитие!

Във връзка с това е дефинирана нова функция- мултиплициране на обекти, с която именно се правят копия на обекти, които сами по себе си са нови обекти, които могат да имат свое собствено развитие в процеса на обработката им. Самата функция е в два варианта, като в първия се прави „просто копие”, а във втория практически се прави копие на схемата от данни, ако копираният обект е доразвит до такава сложна конфигурация.

Естествено, ако след копиране на обект той се изтрие от изходния каталог, функцията по копиране се превръща във функция по преместване. Точно така тя е реализирана в DOCMAN©2.5.

3.6. „движение на обекти” в DOCMAN©2.5

Описаното по-горе „копиране/преместване” на обекти всъщност може да се интерпретира като тяхно „движение в информационното пространство”. Естествено реално движение няма- то е заменено с движение (създаване) на достъп до (придвижвания) обект в крайната точка на неговото „логическо придвижване”.

Това е едно от най-важните предимства на DOCMAN©2.5 пред класическите документни, документооборотни и т.н. системи. Съчетано с функцията check in – check out, то осигурява прекрасни условия за организация на екипна работа на неограничен брой потребители на системата.

3.7. Check in – check out достъп до файловото съдържание на документи в DOCMAN©2.5

С тази функция се осигурява гаранция за редактиране на файловото съдържание на документ в даден момент само от един потребител на системата. За всички останали, които имат достъп до този документ е налична възможността да отворят неговото съдържание в режим „за четене”.

DOCMAN©2.5 позволява да се достигне до файловото съдържание на документи като предварително се укаже режим „за четене”.

И нещо много важно- DOCMAN©2.5 съхранява файловото съдържание на документите в БД на системата, а не в „споделени директории”.

Последното е крайно неприемливо от гледна точка на сигурното съхранение и прецизното управление но достъпа до файловото съдържание на документите. Ето защо, изискването за съхраняване на това съдържание в базата данни на административните системи изрично е посочено в Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите и е обект на контрол при сертификация на АИС.

3.8. Изтриване на обекти в DOCMAN©2.5

Изтриването (унищожаването) на обекти в DOCMAN©2.5 се съпътства със стандартните превантивни съобщения. Специфичната вътрешна архитектура на данните не приравнява действието „изтриване на обект от каталог” с „унищожаване на обект”.

В DOCMAN©2.5 „изтриването” има смисъла на отстраняване на обект от информационното поле, с което работи даден потребител, тоест то има смисъла на своеобразна декларация за „липса на интерес от достъп до обекта”. Това води до изтриване на достъпа до обекта за потребителя, активирал изтриването, но не води до унищожаване на обекта.

За да се стигне до унищожаване на обекта е необходимо да се изтрият всички достъпи до него, което е равностойно на декларацията, че в системата никой от потребителите не изпитва интерес към обекта и неговата понататъшна поддръжка е ненужна.

Но дори и след това, решението за физическо унищожаване на обект трябва да се потвърди, като се извърши неговото изтриване от „кошчето” за изтрити обекти.

Тази сложна схема за унищожаване на обекти в DOCMAN©2.5 е скрита за редовия потребител и за него тя работи, както работи изтриването в Windows, като въобще не го ангажира допълнително. Но схемата осигурява прецизно решение на проблема с унищожаване на обекти в сложно организиран многопотребителски режим на работа.

Тази схема е едно от уникалните решения в DOCMAN©2.5, което липсва в другите системи.

3.9. Управление на достъпа до обекти в DOCMAN©2.5

Стандартното решение за управлението на достъп до данни използва дефиниране на т.н. „роли”, за да се изградят описания на това управление. Описанията всъщност представляват дефиниране на сечения на множества от потребители, функции по обработка на обекти и т.н. В крайна сметка, пълното описание на достъп до обекти с механизъма на „роли” представлява система от уравнения с множества.

Никой не създава такава система при планиране на управление на достъпа, когато го настройва с механизъма на „роли”…

Никой дори и не споменава, че като „клика” с мишката по едно силно опростено интерфейсно представяне всъщност създава такава система от уравнения…

Защото решението на системата от уравнение върху множества представлява решение на проблема за управление на достъпа. А правилното решение на система от уравнения подлежи на проверка, тоест така може да се провери и правилното решение на проблема с управление на достъпа до обекти в една информационна система.

Ето защо, използването на „роли” за управлението на достъпа изисква максимално опростяване на заданието за управление на достъпа и практически много трудно може да бъде изцяло тестван резултата от настройката. Този механизъм дава непълно решение, проблемите на което се разпростират върху големи групи хора, обекти и функции по тяхната обработка.

Практиката е показала, че прилагането на една „консервативна политика на достъп”, непрекъснато създава проблеми с непредсказуеми ограничения за достъп, които противоречат на логиката на технологията на работа на потребителите.

А прилагането на една „либерална политика на достъп”, непрекъснато създава прецеденти на нерегламентиран достъп, който също не може да бъде предсказан.

DOCMAN©2.5 използва една многократно по-проста схема за достъп до обектите и техните компоненти. Но.. тази схема се реализира благодарение на уникалната вътрешна граф-базирана архитектура на данните и практически не се сеща в другите ИС.

Потребителите имат възможност да активират забрани за достъп или редактиране на обекти, или техни компоненти. Това е лесно разбираемо за тях и не е необходимо да бъдат занимавани с абстрактни конструкции, като „роля на потребител”.

Потребителите могат да активират забраните за:

–          конкретен обект

–          за набор от обекти, съдържащи се в каталог

–          за всички обекти, които са достъпни в произволно организирана каталожна структура

С последната възможност практически се дефинира „вход в структура от обекти със специфична настройка на достъпа до тях”. DOCMAN©2.5 дава възможност да се дефинират много входове в една и съща структура и всеки вход да има своя настройка на достъпа. Така много лесно се осигурява различен достъп до обекти в една и съща структура за различните потребители.

Ако някой е „пристрастен” към механизма с ролите, може да счита, че „вход в структура” е равностойно на „роля на потребител”. Това не променя нещата, но не бива да се прекалява в това отношение, защото необмисленото опростяване в DOCMAN©2.5  може да лиши потребителите от много полезни и лесни за използване функции.

Освен това, потребителите имат в своето описание параметъра „ранг”. Това позволява, потребителите с по-висок ранг свободно да преодоляват забрани за достъп до обекти и техни компоненти, наложени от потребители с по-нисък ранг. Самото „преодоляване” въобще не се усеща, тоест управлението на достъпа в DOCMAN©2.5 не обременява потребителите с излишни действия, като идентификация, потвърждаване на права и т.н.

В DOCMAN©2.5 много лесно се управлява достъпа до информационни обекти и техните компоненти.

3.10. Проследимост на действията в средата на DOCMAN©2.5

DOCMAN©2.5 автоматично регистрира, защитени срещу корекция данни за авторство и време на извършване на всяко действие в неговата среда. С тези данни може еднозначно да се определи с точност до секунда кой потребител и кога е създавал/изтривал или модифицирал обект, извършвал е действия по неговата класификация, движение, регистрация и т.н. и т.н.

Това осигурява пълна проследимост на процесите и е задължителната основа за обслужване на организационни стандарти от вида ISO 9000, 27001 и други подобни.

3.11. Разширяемост на DOCMAN©2.5– базирани системи

Системата DOCMAN©2.5 предоставя няколко версии на клиентската си част. Всички те поддържат лесен за усвояване и използване машинен интерфейс към външни програмни модули. Чрез този интерфейс може да се изграждат принципно нови информационни системи, в които частично или напълно е вградена функционалността на DOCMAN©2.5.

По този начин е създадена DOCMAN©АИС. Това е първата Административна информационна система, която е отговаря изцяло на изискванията на Закона за електронното управление. Тя поддържа нов вид интерфейс, който осигурява бързо и лесно овладяване на работата с нея.

Освен това, DOCMAN©2.5 поддържа специализиран интерфейс за бърза и лесна интеграция на компактни, самостоятелно работещи модули. Те могат да бъдат активирани както в състава на падащо меню, така и в контекстното меню, което може да се настройва за всеки вид обекти и персонално за всеки потребител.

4. Изисквания към средата за работа на DOCMAN©2.5

Тези изисквания са повече от стандартни. Може да се определят много лесно, като само се цитират два продукта на Microsoft- MS SQL Server и Widows XP (и следващите версии).