Menu
DOCMAN® The Unstructured Data Management System

Най-доброто средство за управление на документи, контрол и цялостна организация на административната дейност

DOCMAN© АИС

Нашите продукти
DOCMAN© АИС

 

[h1]DOCMAN© АИС[/h1]

 

 

 

 

 

  1. Общо представяне

DOCMAN©АИС е типова специализирана система за обслужване на административната дейност, създадена съгласно изискванията на Закона за електронно управление, който я дефинира като специфичен вид ИС- Административни информационни системи (АИС).

DOCMAN©АИС по същество е DOCMAN©2.5 – базирана система, в която умело и ефективно са интегрирани Web-технологии, RDF-механизми и други специфични вътрешно фирмени технологии.

 

  1. Нормативно регламентирани функции на DOCMAN©АИС
    • Поддръжка на ведомствени номенклатури

В DOCMAN©АИС се поддържат всички нормативно регламентирани номенклатури:

Описанията на елементите на тази номенклатура съдържат повече компоненти от тези, заложени в нормативната уредба. Благодарение на това се осигурява:

–       пряка връзка между вид документ и услуга или процедура за обработката на документи от този вид

–       място за автоматична класификация на създаден документ от даден вид, във Ведомствената номенклатура на схеми за съхранение на документи

–       регистър от типа „Официален документен регистър”, в който ще се извършва регистрация на документи от даден вид

–       съхранение на шаблон за съдържанието на вид документ, който се използва при създаване на документ от този вид

За визуализация на тази номенклатура се използва DOCMAN©Navigator. Визуализацията се извършва в два режима:

–       за граждани

За тях се подава само тази част от описанието на услуги и процедури, която не дава информация за „вътрешната кухня” на изпълнението им.

–       за служителите, използващи DOCMAN©АИС

За тях се подава цялата информация от описанието на услуги и процедури, с което се обслужва както процеса на изпълнение, така и процеса на обучение за изпълнението им.

Описанията на елементите на тази номенклатура съдържат повече компоненти от тези, заложени в нормативната уредба. Благодарение на това се осигурява:

–       посочване на потребители, които заместват титулярите, отговорни за изпълнение на етап

–       посочване за конкретен етап, на допустимите за отразяване становища по документи

 

Поддръжката е осигурена в съответствие с основната концепция за достъп до данни в DOCMAN©2.5. Ето защо, потребителите „навигират” между трите раздела на всяка преписка (вътрешен, официален и контролен) по начин, аналогичен на движението им в информационното пространство на DOCMAN©2.5.

Официалният раздел на всяка преписка е достъпен през Интернет, като за целта се генерира персонален (за всяка преписка) криптиран линк.

За удобство, във вътрешния раздел на преписка са осигурени всички функции, които се срещат при обработка на документи на различните етапи от изпълнение на услуга или процедура. Движението на документи между различните раздели на преписка се управлява лесно и е максимално автоматизирано, в съответствие с общия контекст на работа по услуга или процедура.

DOCMAN©АИС позволява наличието на неограничен брой документи в преписка, които са водещи по отношение на нея. Тоест, с движението на тези документи се осигурява движение и контрол на движението на цялата преписка.

 

DOCMAN©АИС поддържа два вида статус по услуга или процедура:

Това е статусът, който е достъпен през Интернет с персонално (за дадена преписка) генериран линк. Той се визуализира, заедно със съдържанието на официалния раздел на преписката.

В една и съща преписка може да има документи, които са обработени в състава на различни услуги, или процедури, тоест те имат различен статус и история на обработката им. Визуализацията през Интернет позволява да се визуализират селективно статуси на различни документи от официалния раздел на една преписка.

Този статус може да се разглежда като DOCMAN©2.5 –статус, защото дава абсолютно всички данни, регистриращи действия по движение и обработка на даден документ. Данните далеч надхвърлят нормативно регламентираните и дават възможност за пълно и точно проследяване на неговата обработка, допуснати закъснения, отклонения от технологичните предписания и т.н.

 

Насочването се управлява чрез връзки от елементи на Ведомствената номенклатура на видовете документи към елементи на Ведомствената номенклатура на услуги и процедури. Тези връзки посочват за всеки вид приет документ коя е услугата или процедурата, съгласно чието предписание ще се извърши обработката на приет документ, включително и приложени в преписката към него други документи.

 

Съгласно Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите, в описанието на всеки етап по услуга или процедура се посочва отговорния за неговото изпълнение служител.

При изпълнение на функция за приключване на изпълнение на етап, DOCMAN©АИС автоматично извършва:

DOCMAN©АИС осигурява „интелигентна поддръжка” на описанието на такъв отговорник. Освен технологично определения отговорник, DOCMAN©АИС позволява да се посочи:

–       Технически сътрудник, изпълняващ действията по прехода „електронна ↔ хартиена форма” на съдържанието, което се обработва

Това е случая, когато отговорният за изпълнение на етап служител не работи пряко с DOCMAN©АИС, а използва за целта технически сътрудник. Този сътрудник работи от името на технологично определения отговорник, като отразяване на становища, на изпълнение на етапи и т.н. се регистрира като извършено от титулярният отговорник. Заедно с това, DOCMAN©АИС регистрира и посредническата роля на техническия сътрудник.

–       Служител, заместващ технологично определения отговорник на етап

DOCMAN©АИС съхранява данни не само за заместващия изпълнител, но и за времето, през което той е определен да извършва заместването.

 

Връзката между документ, заявяващ получаване на документ от външно лице е регламентирано в Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите. За да се извърши автоматичното насочване на ръчно обработван документ, на DOCMAN©АИС се указва УРИ на заявяващия документ, по който се получава отговор.

DOCMAN©АИС извършва автоматично”

DOCMAN©АИС поддържа лесно достъпен списък с такива документи. Това осигурява ефективен контрол, касаещ:

–       текущото състояние на изпълнението на услуги, които изискват изпращане на допълнителна информация за тяхното изпълнение

–       изтичане на нормативно регламентирания срок за изпращане на заявената информация

При изтичане на този срок, DOCMAN©АИС автоматично оповестява изпълнителят на етапа, при чието изпълнение е заявена неизпратената информация. С това се подновява работата по съответната услуга, съобразена с неизправното поведение на нейния заявител.

 

–       класифицира заявения документ-отговор в преписката на документа заявител

–       изпраща документа-отговор, заедно с преписката към него на отговорника на етапа, при чието изпълнение е заявена изпратената информация

Връзката между незаявен, но изпратен във връзка с изпълнение на услуга документ е регламентирана в Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите. За да се извърши автоматичното насочване на ръчно обработван документ, на DOCMAN©АИС се указва УРИ на документа, по който е стартирано изпълнение на услуга.

DOCMAN©АИС извършва автоматично”

 

DOCMAN©АИС осигурява изпълнение на съответните действия, като:

–       позволява назначаване на становища само от технологично допустимите, за съответен етап от изпълнение на услуга или процедура

–       позволява назначаване на становища само от отговорниците на етапи, или заместващите ги служители, включително и в качеството им на технически сътрудник

–       осигурява съчетаване на назначаването на становище с приключване на изпълнение на етап, ако това технологично е допустимо

Нормативно допустимият срок за изпълнение на услуга или процедура се съдържа в нейната унифицирана дефиниция. На базата на този срок, DOCMAN©АИС осигурява селекция на текущо изпълнявани услуги или процедури, които:

–       са с изтекъл срок за изпълнение

–       предстои да бъдат приключени след посочен интервал от време

Селекцията може да се извърши в два варианта:

В този случай DOCMAN©АИС извършва селекция само сред тези текущо изпълнявани видове услуги или процедури, за които заявителят е отговорник по техния контрол.

Този контрол е осигурен за главни секретари, административни директори и други длъжностни лица, натоварени с общия контрол на изпълнение на услуги и процедури.

 

Функциите по този контрол изцяло отговарят на изискванията в Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите.

DOCMAN©АИС осигурява и допълнителни функции, като автоматично разпращане на поставени задачи, регистриране на многократно отлагане на срокове и много други.

 

Такава обработка се налага, когато:

–       за това има специални законови указания

–       автоматичната обработка е невъзможна по технологични причини

Обработката включва основни функции по:

–       четене на съдържание на електронни документи

–       редактиране на съдържание на електронни документи

Тези функции се осигуряват с универсалното приложение за работа с електронни документи (УПРЕД), което обединява в себе си гама приложения за визуализация и редактиране на електронни документи- iLik.

С iLik се работи по начин аналогичен на начина, по който работят всички редактори на файлове със специфичен формат- текстови, графични и т.н. файлове. ILik за потребителите на АИС се явява настолно приложение за работа с файлове във формат .xml, чиято конструкция на данните е регистрирана в Регистъра на информационните обекти.

Тоест, ако в дадена преписка има например .doc- документ и се подаде команда към DOCMAN©АИС за неговата визуализация, тя ще го „отвори” през операционната система с редактора Word.

По същия начин DOCMAN©АИС ще отвори валиден електронен документ с iLik. Ето защо в режим на ръчна обработка, за потребителите няма никаква разлика с какъв формат на файлово съдържание на поддържаните с DOCMAN©АИС документи работят.

 

Функциите за изпълнение на тези дейности изцяло отговарят на изискванията в Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите. DOCMAN©АИС осигурява тяхното изпълнение чрез интеграция с УПРЕД iLik.

ILik е приложение, което със своето развитие ще обхваща все повече и повече видове електронни документи. За всички тях iLik ще осигурява изпълнение на всички проверки за валидност, включително и на съдържанието на обработваните електронни документи, които са указани при регистрацията на данните (в Регистъра на информационните обекти) в тези документи.

Но iLik осигурява извършването и на нормативно регламентираните проверки при приемане на електронни документи. Те са стандартни, но специфични за всеки вид електронен документ.

Ето защо, придобиването на iLik осигурява не само ръчната обработка на електронни документи, но и нормативно регламентираните проверки при тяхното приемане.

Предпоставка за това е не само заложената в iLik функционалност, но и възможността за интеграция на DOCMAN©АИС с iLik.

Дейностите по приемане на електронни документи с DOCMAN©АИС са изпълнени изцяло съгласно изискванията на Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите. Заедно с това DOCMAN©АИС осигурява регистрация на допълнителни данни във връзка със спецификата на самия начин за пренос на електронния документ и се улеснява обработката на нестандартни ситуации, които косвено са описани не само в посочената наредба, но и в другите наредби към Закона за електронното управление.

 

DOCMAN©АИС осигурява поддръжка на програмни описания за обработка на електронни документи, които са аташирани към етап от услуга или процедура.

Когато в хода на изпълнение на услуга или процедура се прави преход към следващ етап, DOCMAN©АИС извършва:

–       проверява, дали подаденият за обработка документ на съответния етап е електронен

–       ако документът е електронен проверява дали за съответният етап е наличен програмен код за неговата обработка

–       ако този програмен код е наличен, DOCMAN©АИС изпълнява директно този програмен код

Тази схема на автоматично изпълнение на дейностите, специфицирани за етапи по услуги и изключително удобна, защото осигурява:

–       след тестване на такъв програмен код, той се изпълнява безпроблемно в състава на всички услуги или процедури, в които присъства етапа, за който е предназначен този програмен код

–       самата автоматична обработка се „сглобява” лесно и сигурно, чрез самото създаване на унифицирани дефиниции на услуги и процедури

 

  1. Поддържане на обмен на електронни документи по Email
    • Поддръжка на обмена при приемане на електронни документи по Email

Осигурена е максимална автоматизация на приемането, съобразена с практически неограниченото многообразие на възможните конфигурации на електронни съобщения, с които се изпращат електронни документи.

Това многообразие се „отработва” в ръчен режим и след като то се преодолее, тоест след като се отдели самия изпратен електронен документ и съпътстващата го информация се активира стандартната процедура при приемане на електронни документи, която не зависи от вида на преноса на документа до АИС.

Осигурена е регистрация на данни за действията и събитията при извършване на описаните действия, далеч надхвърлящи обема на нормативно регламентираните.

 

Поддръжката е изцяло автоматизирана. DOCMAN©АИС управлява „опашки” от подлежащи за изпращане електронни документи, може да обслужва неограничен брой канали за изпращане, отразява неуспешните изпращания и т.н.

Осигурена е регистрация на данни за действията и събитията при извършване на описаните действия, далеч надхвърлящи обема на нормативно регламентираните.

 

  1. Поддържане на обмен на електронни документи през ЕСОЕД
    • Поддръжка на обмена при приемане на електронни документи през ЕСОЕД

Поддръжката е изцяло автоматизирана. DOCMAN©АИС извършва обработката след приемане на електронен документ от Комуникационния клиент на ЕСОЕД изцяло в паралелен режим.

Това гарантира, че DOCMAN©АИС не се явява „тясно място”, от гледна точка на обмена на електронни документи през ЕСОЕД.

DOCMAN©АИС може да приема електронни документи по неограничен брой паралелно работещи канали за обмен на документи през ЕСОЕД.

Осигурена е регистрация на данни за действията и събитията при извършване на описаните действия, далеч надхвърлящи обема на нормативно регламентираните.

 

Поддръжката е изцяло автоматизирана. DOCMAN©АИС управлява „опашки” от подлежащи за изпращане електронни документи и може да обслужва неограничен брой канали за обмен на документи през ЕСОЕД.

При откриване на „неработещ ЕСОЕД-канал”, DOCMAN©АИС използва изпращане чрез Email, в качеството му на резервен комуникационен канал.

Осигурена е регистрация на данни за действията и събитията при извършване на описаните действия, далеч надхвърлящи обема на нормативно регламентираните.

 

  1. Поддържане на обмен на електронни документи, пренасяни на ръка чрез физически носител

Поддръжката осигурява основно автоматизация на проверките за нежелан софтуер върху физическия насител при приемане на електронни документи.

Осигурена е регистрация на данни за действията и събитията при извършване на описаните действия, далеч надхвърлящи обема на нормативно регламентираните.

 

  1. Поддръжка на „едно гише”

В Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите не се посочват специални функции за обслужването на тази специфична административна технология. В случая е вярно обратното- ако дадена ИС изпълнява изискванията на посочената наредба, тя със сигурност поддържа и „едно гише”.

DOCMAN©АИС осигурява допълнителни функции, които правят работата на това специфично работно място много по-лесна и пълноценна. Например:

–       специфично търсене на документи, базирано на дефинираните с Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите компоненти на АИС

–       няколко нива на достъп до данни, представящи изпълнение на услуга или процедура, или само за обработка на даден документ

–       възможност за организиране на неограничен брой работни места, работещи по технологията „едно гише”

–       възможност за специализация на неограничен брой паралелно работещи по технологията „едно гише”

В DOCMAN©АИС работата по тази технология практически е осигурена с пълен достъп до всички данни събрани при работа на администрацията, защото DOCMAN©АИС е изградена на базата на DOCMAN©2.5.

 

  1. Осигуряване на помощна информация при работа с DOCMAN©АИС

Понятието „помощна информация” в DOCMAN©АИС далеч надхвърля представите за стандартен help.

DOCMAN©АИС дава достъп до цялата информация, регламентираща изпълнението на административната дейност. Във връзка с това може да се дефинират следните нива:

–       Нормативно ниво

В средата на DOCMAN©АИС може да се организират по произволен начин библиотечни структури от законови, подзаконови актове и специализирана литература.

Особено улеснение дава възможността по подходящ начин да се пазят стари версии на нормативни актове.

–       Вътрешно нормативно ниво

Това ниво може да се организира също на библиотечен принцип, като различните тематични раздели с вътрешно нормативните актове може да се пресичат, да се формират самостоятелни входове в цялата структура и т.н.

Особено улеснение дава възможността по подходящ начин да се пазят стари версии на нормативни актове.

–       Ниво „унифицирани дефиниции на услуги и процедури”

Както беше казано в предишните раздели на настоящия материал, достъпът до унифицираните дефиниции на услуги и процедури е в две разновидности- за граждани (съкратен обем информация) и за служители- пълните дефиниции.

–       Ниво „етапи по унифицирани дефиниции на услуги и процедури”

Това ниво практически е достъпно в състава на достъпа до самите услуги и процедури. Освен това, DOCMAN©АИС осигурява достъп до описанието на конкретен етап, изпълняван във връзка с обработка на конкретен документ. Така се осигурява online достъп до нежната информация на всеки етап от изпълнение на административните процеси.

–       Ниво „инструкции към етапи по унифицирани дефиниции на услуги и процедури”

Това ниво поне до момента се поддържа единствено от USW Ltd. Само нашата фирма създава такива инструкции, с което осигурява прехода от посочени действия в описанието на етап, към необходимите ресурси на DOCMAN©АИС за тяхното изпълнение.

–       Ниво „Ръководство за работа с DOCMAN©АИС”- съдържа пълно описание на средствата на DOCMAN©АИС, с които се изпълняват законово регламентираните действия по обработка на данни с АИС.

–       Ниво „Ръководство за работа с DOCMAN©2.5”- съдържа пълно описание на функциите на базовата система DOCMAN©2.5.