Menu
DOCMAN® The Unstructured Data Management System

Най-доброто средство за управление на документи, контрол и цялостна организация на административната дейност

USW-консултантски услуги

Нашите услуги

Подготовка на дефиниции на данни, електронни услуги и регистри за вписване в регистрите на е-Правителство

 

Създаването на дефиниции на данни, електронни услуги, набори от данни и т.н. за вписване в регистрите на е-Правителство е свързано с решаването на два много важни проблема.

Първият изисква осигуряване на средства за автоматизация на процеса, защото той е много трудоемък. USW Ltd. решава този проблем, като чрез програмно-технически и организационни средства е постигната неговата максимална автоматизация. Във връзка с това, в DOCMAN©2.5са изградени модели на данновите описания и подходящи структури и средства за тяхната поддръжка, селекция, контрол и т.н. Самите Word-документи за заявяване на вписванията се генерират почти изцяло автоматично, като така се елиминират напълно формални и технически грешки.

Вторият проблем е свързан с квалификацията и опита на екипа от специалисти. Този проблем в USW Ltd. е решен изцяло, защото членове на екипа са участвали в създаването на нормативния регламент на моделите на данни и услуги и процедурите по тяхната поддръжка в регистрите на е-Правителство.

В USW Ltd. има натрупан и много голям опит- със създаване на дефиниции на данни и услуги специалистите от екипа се занимават вече повече от три години. Във фирмените бази има над хиляда дефиници на данни, като за една и съща данна се пазят често пъти няколко варианта, създавани в различно време и по различни поводи.

USW Ltd. е разработила и използва фирмена технология за подготовка на дефиниции на данни, електронни услуги и регистри за вписване в регистрите на е-Правителство. Самата технология е осигурена с технически средства за нейното използване в средата на DOCMAN©2.5. В тази среда са дефинирани самите мета-мета описания на информационните обекти, услуги и регистровите елементи от разделите на Регистъра на регистрите и данните.

На етапа на разработка вместо XSD-описания се използват няколко прости езикови конструкции с XML-дефиниции. Те позволяват не само лесно да се дефинира съставът на сегменти и номенклатури, включително и номенклатурите на грешките, но и много лесно и точно да се изгражда и контролира високото ниво на свързаност между елементите на раздели от регистрите на електронното правителство. С фирмената технология на USW Ltd. напълно е елиминирана възможността за техническа грешка при отразяване на тази свързаност.

USW Ltd. поддържа копие от съдържанието на регистрите на електронното правителство. Това позволява да се цитират вписаните дефиниции на данни в тях по абсолютно аналогичен начин, както и новосъздадени дефиниции в състава на нов проект.

Фирмената технология включва и създаване и поддръжка на номенклатура на възможните грешки и дефиниции на проверки за тях. Това позволява автоматично да се генерира текстът на обстоятелството „Указания за проверка на валидност на <вид информационен обект>”. Така не само се гарантира съответствие между това описание и номенклатурата на грешките за съответната данна, но и рязко се повишава ефективността на работа при създаване на дефиниции.

Със средствата на DOCMAN Navigator се осигурява много информативна и гъвкава визуализация на създадените дефиниции. Например, визуализацията на дефиницията на сегмент изглежда така. Вижда се, че съдържанието на обстоятелството „Указания за проверка на валидност на сегмент” е генерирано автоматично, по състава на грешките в обстоятелството „Номенклатура на грешките”.

 

 

[h1]Създаване на унифицирани дефиниции на услуги и процедури[/h1]

 

Създаването на унифицирани дефиниции на услуги и процедури изисква решаването на същите проблеми, както при създаването на дефиниции на данни, електронни услуги, набори от данни и т.н.

Решенията на проблемите обаче са по-различни. Например за създаване на унифицираните дефиниции е необходимо да се използва реална поддръжка на Ведомствена номенклатура на етапи по услуги и процедури и Ведомствена номенклатура на услуги и процедури.

За USW Ltd. това не е проблем, защото екипът от разработчици разполага с DOCMAN©АИС, където има поддръжка на двете номенклатури изцяло съответстваща на законовите изисквания.

На лице е и завиден опит. Ние разполагаме с пълния състав на унифицирани дефиниции на процедури в раздел „Обща администрация”. Те са многократно съгласувани с опитни специалисти от административни структури на централно, областно и общинско ниво.

Заедно с това, при изпълнение на различни проекти USW Ltd. е създала такива унифицирани дефиниции на няколко стотин услуги за различни видове специализирана администрация.

Екипът на USW Ltd. продължава да изпълнява нови проекти за създаване на такива унифицирани дефиниции на услуги и процедури, при това не само за държавните, но и за корпоративните администрации.
Така USW Ltd. поддържа лидерските си позиции не само като фирма, която първа е създавала такива унифицирани дефиниции, но и като фирма, която прави това най-качествено и най-ефективно.

USW Ltd. е разработила и използва фирмена технология за създаване на унифицирани дефиниции на услуги и процедури. Самата технология се поддържа със средствата на DOCMAN©АИС. Това позволява, разработката на такива дефиниции да се превърне в част от настройката наDOCMAN©АИС при нейното внедряване.

Технологията използва вградените в DOCMAN©АИС средства за визуализация на унифицирани дефиниции на услуги и процедури. Тоест, крайният продукт от разработката е лесно оценим като качество и състав на различните компоненти на описанията.

Заедно с това, технологията е осигурена със средства за автоматично генериране на текста на документите, с които се заявява вписване на етапите по разработваните услуги и процедури.

 

 

[h1]Подготовка на СУК по ISO 9000 и СУИС по ISO 27001 за поддръжка с АИС[/h1]

 

Известно е, че почти всички сертификации по ISO 9000 и/или 27001 скоро стават невалидни, защото не се изпълняват правилно или въобще не се изпълняват ISO-процедурите. Причина за това е необходимостта от доста обемиста обработка на данни във връзка със създаване на многобройните записи, въведено с разработената СУК и/или СУИС.

Нещата ще се променят, ако обработката на данни се извършва с подходяща ИС. Тя най-общо трябва да отговаря на две основни изисквания- да поддържа пълен набор от видове данни, с които се осигурява проследимост на процеси, и да осигурява workflow-механизъм, с поддържане на документна информация с организация, позволяваща комбинирана- машинна и ръчна обработка.

И двете изисквания се удовлетворяват напълно от въведените със Закона за електронното управление Административни информационни системи- АИС. Те предоставят и редица други полезни функции, свързани най-вече със стриктното изпълнение на процедурни описания. Във връзка с това е въведен нов вид на представянето им, като унифицирани дефиниции на услуги/процедури.

Ако се използва този модел на представяне на СУК/СУИС процедурите, те стават директно изпълними със средствата на АИС. Така се осигурява и реалното функциониране на сертифицираните СУК/СУИС в средата на качествена ИС. А одитите във връзка с подновяване на сертификата са с гарантиран успех.

Екипът на USW Ltd. може да подготви вашите СУК/СУИС процедури за поддръжка с АИС, да достави самата DOCMAN©АИС и да извърши цялостното внедряване.

Ние предлагаме завършено решение „под ключ”, което гарантира бързо възвръщане на направената инвестиция.

Този консултантски продукт може да се разглежда като разширяване на обхвата на проект по прилагане на Закона за електронното управление (ЗЕУ) в администрация, която има сертификация по ISO 9000 и/или ISO 27001.

В случаите на налична сертификация по ISO 9000 и/или ISO 27001 има един проблем с прилагането на ЗЕУ, за който малко се говори. Това е проблемът с дублиране на процедурни дефиниции.

В състава на СУК и/или СУИС се създават процедурни дефиниции, които представят административната дейност в относително стегната и прецизна, но не и унифицирана форма. Последното не е заложено нито в ISO 9000 нито в ISO 27001.

Прилагането на ЗЕУ обаче изисква процедурните дефиниции да са в унифицирана форма. Нещо повече, използването на (истинска?!) АИС изрично налага това. Ето защо, в една администрация, която е сертифицирана по ISO 9000 се приложи и ЗЕУ, ще се окаже, че за една и съща дейност има и ISO-процедурно описание, и ЗЕУ-унифицирана дефиниция на същата дейност.

Би било много добре, ако двата вида описания на една и съща дейност не си противоречат. Ако е налице такова противоречие, е ясно, че разработката на СУК не е качествена, защото противоречи на законовата уредба на административната дейност.

По-лекият начин на разминаване е, ако СУК въвежда регистрация на допълнителни данни, надхвърлящи обема данни, изисквани от законовата уредба. Ако в случая се внедрява DOCMAN©АИС, този проблем се решава много лесно.

В противен случай тежестта пада върху създаването на унифицирани дефиниции на услуги и процедури, представящи дейности описани със СУК- процедури. Екипът на USW Ltd. има богат опит и може да създаде качествени и законосъобразни унифицирани дефиниции на услуги и процедури в такива сложни и противоречиви условия.

Именно изхождайки от нашия опит ние препоръчваме:

Не изграждайте СУК, тоест не стартирайте работа за сертификация по ISO 9000, ако не сте внедрили АИС съгласно изискванията на ЗЕУ!

Ще си спестите много проблеми, ако проект за сертификация по ISO 9000 се реализира едновременно с проект по внедряване на АИС съгласно изискванията на ЗЕУ!

При паралелно изпълнение на такива проекти, водещ е проектът по прилагане на ЗЕУ!

 

 

[h1]Изготвяне на програма за административен реинженеринг на структури от централната, областната и общинските администрации[/h1]

 

Законът за електронното управление (ЗЕУ) дава пълна и ясна дефиниция на новия вид административна организация, базирана на цялостна обработка на информацията в електронна форма, включително и във връзка с изпълнение на електронни услуги.

Прилагането на ЗЕУ практически води до пълен реинженеринг на администрациите. Такъв реинженеринг не може да се извърши с работа „на парче”. Доказателство за това са незадоволителните резултати от текущите (2010-2011г.) проекти по ОПАК.

Планирането на подобен реинженеринг има и една друга особеност- той е силно зависим от работата в национален мащаб по прилагане на ЗЕУ.

Екипът на USW Ltd. не само е изготвял цялостни програми за административен реинженеринг, но и е реализирал по-голямата част от тях. Тези програми отразяват не само вътрешните, за конкретна администрация особености, но и текущите условия по прилагане на ЗЕУ.
USW Ltd. изготвя такава програма, съвместявайки:

Програмата се изготвя с оглед осигуряване на:

Изготвяне на програма за административен реинженеринг на корпоративни структури

Административният реинженеринг на корпоративни структури има някои особености. Благодарение на богатия си опит, екипът на USW Ltd. е добре запознат с тези особености. Това позволява независимо от спецификата на конкретна администрация, крайният резултат да бъде успешно доведен до нова организация на работа, в условията на подходящо компанована ИС- естествено DOCMAN©- базирана.

За корпоративни администрации, които се стремят към по-прецизна настройка и контрол на своята дейност е почти изцяло приложим модела на административна дейност, заложен в Закона за електронното управление- ЗЕУ.

Прилагането на ЗЕУ в корпоративните администрации определено води до изключително добри резултати. Но те могат да бъдат постигнати само, ако се познава отлично ЗЕУ и особеностите на корпоративния мениджмънт.
Екипът на USW Ltd. има необходимите познания и опит.

Реинженерингът по същество е преход от една административно-управленска схема към друга, естествено осигурен със съответните ресурси, контрол на риска и т.н. Ясно е, че ударението се поставя върху целевата организация на дейността, която трябва да се постигне с реинженеринга.

Българският бизнес обаче натрупа доста горчив опит, реализирайки скъпи проекти по реинженеринг, които практически не са дали резултат. Тук трябва да включим както стандартните СУК по ISO 9000, така и претенциозни консултантски проекти, реализирани по прехвалени методики, съгласно традициите на известни консултантски школи и т.н.

Крайните продукти от тези проекти, независимо от това дали са направени в уморително сухия стил на ISO-предписанията, или радват с пъстротата на диаграми, картинки (като за идиоти?!) и обучение с „игрови елементи” (като за деца от детската градина?!) се отличават с една обща особеност.
Това е тяхната учудваща непригодност за ИТ-поддръжка!

Ето защо, след подобни проекти за реинженеринг се правят допълнителни проекти за напасването на техните продукти за една „що-годе” приемлива ИТ-поддръжка. Тези допълнителни проекти в повечето случаи деформират (по различни причини) разработените административно управленски технологии за да ги нагодят към функционалността на една или друга ИС.

Казаното дава възможност да се дефинира успешна схема за реинженеринг по един много прост и сигурен за реализация начин:

Веднага възникват двата важни въпроса:
1) Има ли такава форма на представяне на организацията на работа, която може директно да се зареди в подходяща ИС и да се интерпретира за целите на ИТ-обслужването на дейността
2) Има ли такъв вид ИС, които могат да се настройват чрез въвеждане в тях на посочената в предходната точка „форма на представяне на организацията на работа”

И двата въпроса имат положителен отговор, след приемане на Закона за електронното управление (ЗЕУ) и Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите. Тези отговори имат следния вид:

1) Подходящата форма на представяне на организацията на работа е „Унифицирани дефиниции на услуги и процедури”
2) Специфичният вид ИС са дефинираните от ЗЕУ като Административни информационни системи- АИС.

В бизнеса съществува неправилното схващане, че организацията на дейността по модела на държавните структури е лишена от гъвкавост и това я прави неефективна в частния сектор.
Тези, които имат достатъчно корпоративен опит, не споделят това виждане. Те знаят, че гъвкавостта не е бърз преход към нова, сглобена „в движение” организация на работа, а замяна на една схема на работа с друга. В случая не само схемите са предварително разработени, но обект на разработката е както идентификацията на причините за преход така и регламентиране на самия преход, включително и с връщането (обратния преход) на организацията в изходната форма.

Екипът на USW Ltd. предлага реинженеринг на корпоративни структури именно по тази нова технология, като предлага:

Ние не само сме участвали в създаване на посочените технологични модели, но имаме практически разработки на няколко стотин вида услуги и процедури в унифицирана форма.

USW Ltd. предлага единствената за сега АИС- DOCMAN©АИС, която реално изпълнява изискванията на ЗЕУ. Тя се настройва за работа чрез въвеждане в нея на такива унифицирани дефиниции и осигурява необходимите средства за ИТ-обслужване на дейността съгласно техните предписания.

Ето защо, ние предлагаме цялостно извършване на административен реинженеринг с гарантиран успех и реална полза от неговото извършване.

А изготвянето на правилна програма за неговото извършване е първата стъпка към успеха.
Този успех можем да постигнем заедно….